（一）教职工人事档案的查阅利用只面向组织，不面向个人（教职工报考研究生等需要复印学习成绩的除外），凡符合下列情况的可提供查阅人事档案或查阅有关材料：
1.因对干部考察、任免、调动、聘任、审干、组织处理、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅档案的。
2.政法部门等单位因侦查、审理和公证，必须通过人事档案取得旁证材料的。
（二）查阅档案人员须是中共正式党员。
（三）教职工子女、直系亲属因升学、招工、参军、入党、入团等政治审查，所需证明材料应由教职工所在单位党组织予以提供，不必查阅人事档案。
编史、修志、撰写人物传记等，一般不得查阅人事档案，确实需要的可查阅履历和自传材料。
（四）查借阅人事档案，须填写《江西理工大学人事档案查借阅审批表》，并根据查阅档案内容和干部管理权限，到相应主管部门办理审批手续后，方可到档案馆查阅。
1.因干部考察、任免、调配、政审、奖惩、函调、组织处理、出国（境）审查、确认党龄、干部档案审核、公证原因需查借阅人事档案的，由党委组织部审批。
2. 因教职工确认年龄、工龄，办理离（退）休、调资、调级、报考研究生、师资培训、迁户、财产继承、出具相关人事证明等涉及人事工作需查阅人事档案的，由人事处审批。
3. 在职教职工因治丧需查阅人事档案的，由组织部或人事处审批；离退休人员因治丧需查阅人事档案的，由离退休工作处审批。
（五） 查借阅人事档案一般限在人事档案室进行。人事档案原则上不外借，确因工作需要必须外借出馆的，借用单位应在《江西理工大学人事档案查借阅审批表》中说明理由，由主管部门签署意见并经档案馆馆长批准后，方可借出。借用时间不超过一周，如超期使用，须办理续借手续。
（六）借用单位对借阅的干部档案必须妥善保存，保证安全，不得转借、复制、抽撤档案材料或交干部本人和无关人员翻阅。
（七）任何个人不得翻阅本人及其亲属的档案。
