江西理工大学档案实体分类办法

为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据国家教委《高等学校档案实体分类法》，结合我校的实际情况，制定本分类办法。
　　一、档案实体分类及标识符号
　　(一)一级类目与标识
　　一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母。其名称、标识如下所示：

　　(二)二级类目的设置与标识
　　二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质来进行设置的。二级类目的标识，采用“双位数字制”，如“综合”为“11”，其余二级类目的依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
　　二级类目代号如下：
　　1.党群(DQ)二级类目代号

　　2.行政(XZ)二级类目代号

　　3.教学(JX)二级类目代号

　　4.科学研究(KY)二级类目代号

　　5.基建（JJ）二级类目代号

　　6.仪器设备(SB)二级类目代号

　　7.产品生产与科技开发(CP)二级类目代号

　　8.出版物(CB)二级类目代号

　　9.外事(WS)二级类目代号

　　lO.财会(CK)二级类目代号

　　(三)关于档案实体分类的几点说明
　　1.制定本办法的目的是使我校档案类目设置有相对的稳定性，在较长时期内不随意改变。
　　2.各级类目的设置不是封闭式的，而是一种开放型的设置。随着学校事业的发展和要求，现有类目不能满足要求时，它可以添加一、二级类目，满足了档案实体分类的长期相对稳定性的要求。
　　3.为保证我馆档案实体分类及标识的规范化，各门类档案类目的调整、增添，须经馆领导批准。
　　二、档号的编制
　　(一)档号模式
　　l.按卷归档档案的档号模式
　　对于按卷归档的档案，其档号采用“年度－分类号－案卷号”的模式。
　　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
　　分类号：一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，应包括三级类目代号。
　　案卷号：由两位阿拉伯数字组成，同一类档案按排列顺序从“01”开始依次编号，最大为“99”。
　　如：1994年内容是党委组织工作的第5卷的档案，可标识为：
　　　　　　1994－DQ13－05
　　2.按件归档档案的档号模式
　　对于按件归档的档案，其档号的采用“年度－分类号”的模式。
　　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
　　分类号：一般由一、二级类目代号组成，少数扩展到三级类目者，应包括三级类目代号。
　　如：2005年内容是党委组织工作的档案文件，可标识为：
　　　　　 1994－DQ13
　　(二)声像载体档案档号的编制
　　从我校声像载体档案归档的内容看，基本不超过十个一级类目的范围，故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。
　　声像档案的档号采用“年度－声像档案代号－载体代号－小类代号－保管单位号”的模式。
　　年度：声像档案的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1995。
　　载体代号：载体代号按声像档案的载体种类进行编号，如下表所示：

　　小类代号：小类代号是根据声像档案的主要内容进行分类编号，如下表所示：

　　保管单位号：依载体代号＋小类号流水，计数单位可以是卷、册、盒，也可以是张、件。
　　三、档案实体的排架
　　档案按档号的顺序装盒排架，排架方式按一级类目划分，各自自成体系分别排架。